Transkrip Nilai: Contoh, Fungsi & Cara Mendapatkannya

Kamu pasti sering mendengar tentang transkrip nilai, bukan? Sering kali dokumen ini diminta untuk mendaftar ke jenjang pendidikan berikutnya atau untuk melamar kerja. Bisa dibilang kalau transkrip ini merupakan salah satu dokumen penting yang sering kali diminta.

Kali ini, SUN Education akan menjelaskan tentang apa itu transkrip nilai. Lengkap banget, mulai dari pengertian, fungsi dan bagaimana cara mendapatkannya!

Apa Itu Transkrip Nilai?

Transkrip nilai adalah bukti bahwa mahasiswa telah menyelesaikan pendidikan yang berisi nilai akademik selama studi. Biasanya dokumen ini keluar saat mahasiswa atau mahasiswa menyelesaikan pendidikan dan dinyatakan lulus dari jenjang pendidikan.

Sedangkan menurut Birmingham University, transkrip nilai adalah ringkasan kinerja akademis dan kemajuan siswa hingga saat ini yang mencantumkan modul-modul yang diambil selama setiap tahun akademik, dan nilai yang diperoleh dalam setiap modul.

Laporan akademik juga memuat informasi pribadi pemilik, waktu kelulusan, untuk mahasiswa  bobot SKS yang mereka dapatkan selama kuliah, indeks prestasi bahkan sampai status yang siswa dapatkan saat kelulusan. Nilai pada lembar belakang ijazah juga merupakan tranksrip yang berisi rata-rata nilai-nilai mata pelajaran keseluruhan.

BACA JUGA: Panduan Menulis Motivation Letter Beasiswa Beserta Contohnya

Perbedaan Transkrip Nilai dengan SKL

Transkrip nilai berisi rincian lengkap tentang prestasi akademik, seperti daftar mata pelajaran, nilai, IPK, dan kredit yang diperoleh. Sementara SKL adalah dokumen sementara yang menyatakan kelulusan dan digunakan sebelum ijazah resmi diterbitkan. SKL hanya mencantumkan informasi kelulusan tanpa rincian nilai, sementara transkrip nilai memiliki validitas jangka panjang dan kekuatan hukum lebih tinggi.

Perbedaan Transkrip Nilai Luar Negeri Dengan Indonesia

Transkrip nilai luar negeri diterbitkan oleh lembaga pendidikan luar negeri dan mengikuti standar kurikulum global. Sehingga dokumen ini bisa langsung digunakan untuk mendaftar universitas atau melamar pekerjaan di luar negeri. Sebaliknya, transkrip Indonesia umumnya menggunakan bahasa Indonesia dan memerlukan penerjemahan resmi serta penyetaraan nilai untuk keperluan internasional. Format transkrip luar negeri cenderung lebih ringkas, sementara transkrip Indonesia membutuhkan proses konversi nilai, terutama jika menggunakan sistem penilaian berbeda seperti GPA di luar negeri.

Fungsi Transkrip Nilai

Beberapa fungsi utama transkrip nilai antara lain sebagai syarat administratif untuk melamar beasiswa, mendaftar universitas, dan melamar pekerjaan. Selain itu, transkrip nilai juga berfungsi sebagai bukti kredibilitas pendidikan yang dapat digunakan untuk melanjutkan studi atau menyetarakan ijazah di luar negeri. Transkrip nilai membantu menilai rekam jejak akademik, konsistensi prestasi, dan bidang keahlian yang dimiliki.

Isi Transkrip Nilai

Identitas Mahasiswa:

• Nama lengkap
• Nomor Induk Mahasiswa (NIM) atau Nomor Peserta
• Program studi atau jurusan
• Universitas atau lembaga pendidikan
• Tanggal lahir atau informasi identitas tambahan (opsional)

Informasi Institusi:

• Nama universitas atau sekolah
• Logo atau kop institusi
• Alamat dan kontak institusi
• Tanda tangan pejabat berwenang (dekan, rektor, atau kepala sekolah)

Periode Akademik:

• Tahun masuk dan lulus
• Semester atau tahun akademik yang dicakup
• Status keaktifan (aktif atau tidak aktif)

Daftar Mata Kuliah:

• Nama mata kuliah
• Kode mata kuliah (jika ada)
• Jumlah SKS (Sistem Kredit Semester) atau bobot kredit lainnya
• Nilai akhir (huruf atau angka, tergantung pada sistem penilaian)

Skala Penilaian:

• Penjelasan skala nilai (misalnya A=4, B=3, dst.)
• Penjabaran nilai minimal untuk lulus suatu mata kuliah

IPK (Indeks Prestasi Kumulatif):

• Rata-rata nilai dari seluruh mata kuliah
• IP semester (untuk semester tertentu) dan IPK keseluruhan

Keterangan Tambahan:

• Status kelulusan (lulus dengan predikat tertentu, seperti cum laude)
• Sertifikasi tambahan atau prestasi akademik
• Mata kuliah unggulan atau proyek penelitian (jika relevan)

Verifikasi dan Keaslian:

• Tanda tangan atau stempel resmi
• QR code atau sistem verifikasi digital (pada transkrip modern)

Contoh Transkrip Nilai

Contoh Transkrip Nilai SMA

Contoh Transkrip Nilai SMK

Contoh Transkrip Madrasah Aliyah

Contoh Transkrip S1

Contoh Transkrip Nilai S1

Contoh Transkrip Nilai Luar Negeri

Contoh transkrip nilai mahasiswa luar negeri

BACA JUGA: 8 Syarat Kuliah Di Luar Negeri Yang Harus Lengkap Sebelum Berangkat

Cara Mendapatkan Transkrip Nilai

Transkrip nilai didapatkan jika kamu menyelesaikan sekolah SMK atau SMA atau perkuliahan 1 semester. Kamu bisa meminta dokumen ini pada bagian adminsitrasi sekolah ataupun akademik kampus.

Setiap institusi akan menerapkan peraturan yang berbeda-beda dalam pemberian laporan akademik. Semua itu tergantung kebutuhan kamu dan ketentuan yang institusi pendidikan atau perusahaan yang mengeluarkan dokumen terapkan. Umumnya, siswa atau mahasiswa akan langsung mendapatkan dokumen transkrip saat mereka lulus dari program studi.

Berikut beberapa cara dan tips dalam mendapatkan transkrip nilai yang harus kamu tahu:

Siapkan Identitas Diri

Langkah pertama untuk mendapatkan transkrip nilai yaitu pastikan kamu sudah memiliki Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Kartu Tanda Siswa (KTS). Identitas ini menjadi syarat utama saat kamu mengajukan permohonan transkrip nilai ke bagian administrasi sekolah atau kampus.

Persiapkan Dokumen Pendukung

Bagi mahasiswa tingkat akhir, biasanya kamu perlu melampirkan dokumen tambahan untuk bisa meminta transkrip nilai. Misalnya, surat persetujuan skripsi atau surat keterangan telah menyelesaikan bimbingan skripsi dari dosen pembimbing. Dokumen ini menandakan bahwa kamu sudah menyelesaikan tahapan akademik tertentu yang dipersyaratkan untuk memperoleh transkrip nilai.

Sertifikat Ujian Komprehensif atau Sidang

Selain itu untuk kamu yang menempuh jenjang Sarjana, siapkan juga sertifikat atau bukti telah mengikuti Ujian Komprehensif atau sidang akhir. Sertifikat ini menjadi bukti bahwa kamu telah memenuhi seluruh persyaratan akademik yang ditetapkan oleh program studi.

Ajukan Permohonan ke Administrasi

Setelah semua dokumen lengkap, ajukan permohonan transkrip nilai ke bagian administrasi kampus atau sekolah. Biasanya, kamu akan diminta mengisi formulir permohonan dan menyerahkan dokumen pendukung yang sudah disiapkan. Proses ini bisa berbeda-beda di setiap institusi, jadi sebaiknya tanyakan prosedur detailnya kepada petugas administrasi.

Ajukan Permintaan Jauh Hari

Sangat disarankan untuk mengajukan permohonan transkrip nilai jauh-jauh hari sebelum batas waktu yang ditentukan. Beberapa institusi bisa memproses transkrip dalam waktu satu hari, namun ada juga yang membutuhkan waktu lebih lama. Dengan mengajukan lebih awal, kamu bisa menghindari keterlambatan yang dapat mengganggu proses pendaftaran beasiswa atau pekerjaan.

Periksa Kembali Data pada Transkrip

Setelah menerima transkrip nilai, periksa kembali seluruh data yang tercantum, mulai dari nama, nomor induk, hingga nilai per mata pelajaran atau mata kuliah. Jika terdapat kesalahan, segera laporkan ke bagian administrasi untuk diperbaiki.

Sebaiknya mintalah laporan akademik dari jauh-jauh hari sebelum kamu mendaftar beasiswa atau melamar pekerjaan. Beberapa lembaga pendidikan memiliki waktu berbeda-beda dalam mengeluarkan transkrip. Ada transkrip yang sehari jadi, ada pula yang lebih dari sehari. Jadi jangan sampai mepet waktu, ya!

BACA JUGA: Tips Dapat Letter of Acceptance dari Universitas Impian

Cara Membuat Transkrip Nilai

Membuat transkrip nilai sendiri terkadang menjadi pilihan karena beberapa alasan. Terkadang, ada kebutuhan khusus dengan format yang lebih detail atau spesifik.

Salah satu contohnya saat mendaftar beasiswa, terkadang ada syarat yang meminta tentang nilai rata-rata kumulatif (GPA) untuk setiap semester. Jadi bagaimana caranya membuat transkip nilai yang legal? berikut langkah-langkahnya.

Persiapan Dokumen Pendukung

Sebelum memulai membuat transkrip nilai, pastikan kamu telah mengumpulkan semua dokumen pendukung. Rapor siswa dari setiap semester adalah elemen utama dalam persiapan transkrip nilai. Jangan lupa untuk menyiapkan arsip rapor, data siswa, dan rekap nilai akhir.

Selain itu, periksa apakah dokumen siswa, seperti NISN dan daftar nilai akhir, tersedia. Langkah ini memastikan tidak ada informasi yang terlewatkan saat menyusun transkrip nilai.

Pilih Format Transkrip Nilai

Pilih format transkrip yang sesuai dengan standar sekolah kamu. Gunakan template transkrip yang mencakup identitas siswa, daftar nilai, dan tanda tangan kepala sekolah. Format transkrip dapat dibuat menggunakan Microsoft Word, Excel, atau aplikasi administrasi sekolah.

Pastikan elemen wajib seperti kop sekolah dan tabel nilai terlihat rapi. Dengan memilih desain transkrip yang sesuai, dokumen kamu akan tampak profesional.

Masukkan Data Nilai

Langkah berikutnya dalam membuat transkrip nilai adalah memasukkan data dengan hati-hati. Salin nilai dari rapor siswa ke dalam tabel nilai transkrip. Kelompokkan nilai berdasarkan semester ganjil dan genap serta mata pelajaran.

Tambahkan rata-rata nilai atau predikat kelulusan jika diperlukan. Pengelompokan ini membantu pembaca memahami nilai dengan mudah.

Tambahkan Informasi Tambahan

Jangan lupa menyertakan informasi tambahan seperti akumulasi nilai rata-rata dan predikat kelulusan. Informasi ini memberikan gambaran tentang performa akademik siswa secara keseluruhan.

Tambahkan juga tanggal penerbitan dokumen dan keterangan lain yang relevan. Ini akan memperkuat kredibilitas dokumen.

Periksa dan Verifikasi Data

Sebelum mencetak, periksa ulang seluruh data pada transkrip nilai. Pastikan identitas siswa, nilai, dan format dokumen benar. Kesalahan kecil seperti kesalahan format atau data siswa yang salah bisa berdampak besar.

Minta pihak lain, seperti staf administrasi, untuk membantu verifikasi data nilai. Langkah ini penting untuk memastikan kualitas dokumen.

Cetak Dokumen Transkrip

Cetak dokumen pada kertas resmi sekolah yang memiliki kop surat. Gunakan tinta berkualitas untuk memastikan hasil cetakan jelas dan profesional. Pastikan format cetak transkrip sesuai dengan standar. Hasil cetakan yang rapi akan memudahkan dokumen diterima oleh pihak-pihak terkait.

Legalisasi Dokumen

Untuk validasi, ajukan transkrip kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. Jangan lupa memastikan stempel resmi sekolah tertera dengan jelas. Langkah legalisasi ini menjadikan dokumen Anda sah dan diakui secara formal.

Simpan Salinan Digital dan Fisik

Setelah dokumen selesai, simpan salinan fisik di arsip sekolah. Selain itu, lakukan digitalisasi dokumen menggunakan scanner. File digital seperti PDF dapat disimpan untuk penggunaan jangka panjang. Dengan menyimpan dokumen dalam format digital dan fisik, kamu meminimalkan risiko kehilangan data penting.

Perlu diingat, transkrip nilai buatan sendiri tidak memiliki legalitas jika tidak diverifikasi atau disahkan oleh pihak berwenang, seperti sekolah atau lembaga pendidikan. Jika semua langkah diatas  kamu lakukan secara transparan, jujur, dan mengikuti prosedur yang benar, proses ini sepenuhnya sah.

BACA JUGA: 5 Kelengkapan Penting dalam Cara Mendaftar Kuliah di Luar Negeri!

Sudah Lengkapkah Persiapan Kuliah di Luar Negerimu?

Perlu kamu ingat, transkrip nilai adalah salah satu dokumen penting yang universitas ataupun perusahaan sebagai syarat penerimaan minta. Bahkan untuk kuliah di luar negeri atau apply beasiswa juga kamu butuhkan. Selain dokumen ini,  ada banyak dokumen yang kamu perlu persiapkan untuk kuliah di luar negeri.

Beberapa di antaranya adalah transkrip nilai, paspor, visa pelajar, sertifikat kelancaran bahasa Inggris (contoh: TOEFL atau IELTS), letter of recommendation dan banyak lagi. Nggak sedikit yang bingung untuk mempersiapkan dokumen-dokumen kuliah di luar negeri. Apalagi kalau nggak lengkap, rencana kamu bisa gagal! 

Nggak perlu khawatir, SUN Education siap membantu persiapan kuliahmu! Nggak hanya dokumen-dokumen persyaratan, kami juga bisa membantu konsultasi jurusan dan kampus impian, persiapan bahasa Inggris sampai akomodasi selama kamu kuliah di luar negeri. Semuanya lengkap, kamu tinggal duduk manis dan siap kuliah hingga ke ujung dunia!

Untuk informasi mengenai studi di luar negeri dan juga berbagai jurusan, kamu bisa temukan informasi aktualnya di sini. SUN Education bekerja sama dengan berbagai institusi top dunia di luar negeri seperti Amerika, Kanada, Australia, Selandia Baru, Inggris, Eropa, Jerman, dan juga Asia. Jika membutuhkan informasi terkini, follow media sosial SUN Education di Instagram, TikTok dan YouTube. Kamu juga bisa melakukan konsultasi GRATIS melalui Hotline di 0821 33 34 35 36 atau datang langsung ke kantor SUN Education yang terdekat di kotamu.

Download SUN Education Mobile App atau baca SUN E-Guidebook untuk akses informasi lebih mudah dan GRATIS!