Letter of Acceptance: Cara Mendapatkan, Jenis, Contohnya

Kamu pasti sudah sering mendengar istilah Letter of Acceptance (LoA), kan? Mungkin kamu pernah menerima surat ini saat diterima di universitas atau ketika menerima tawaran pekerjaan.

Tapi, apa sebenarnya Letter of Acceptance itu? Dan mengapa surat ini penting? Simak penjelasan SUN Education berikut ini.

Definisi Letter Of Acceptance

Letter Of Acceptance (LoA) adalah surat penerimaan untuk bisa berkuliah yang dikirim oleh perguruan tinggi. Dokumen ini memberi tahu bahwa kamu sudah diterima di universitas tujuanmu dan akan menjadi mahasiswa baru di intake yang akan datang.

Sebagian besar universitas luar negeri memberi LoA ke mahasiswa Internasional mereka secara elektronik atau melalui email.

Mengapa LoA Penting?

Dokumen ini merupakan salah satu syarat mutlak untuk kuliah di luar negeri. Karena kamu akan membutuhkan LoA agar bisa melakukan aplikasi visa pelajar di negara tujuan studimu.

BACA JUGA: Cara Mendaftar Kuliah di Luar Negeri Sampai Berangkat

Jenis-Jenis Letter of Acceptance

Saat kamu menerima Letter of Acceptance (LoA) dari universitas luar negeri, penting untuk mengetahui bahwa ada beberapa jenis LoA yang bisa kamu terima. Setiap jenis LoA memiliki makna yang berbeda dan sering kali menentukan langkah selanjutnya yang perlu kamu ambil. Berikut penjabarannya masing-masing jenis LoA

Conditional Letter of Acceptance

Conditional Letter of Acceptance adalah surat penerimaan yang diberikan kepada calon mahasiswa oleh universitas yang memenuhi syarat tertentu. Misalnya, universitas mungkin meminta kamu untuk mengirimkan dokumen tambahan, memenuhi standar bahasa Inggris tertentu atau bahkan mencapai nilai mata pelajaran tertentu pada ujian akhir sekolah.

Jenis LoA ini yang paling umum didapatkan, terutama jika ada persyaratan tambahan yang harus kamu penuhi setelah menerima tawaran.

Unconditional Letter of Acceptance

Unconditional LoA adalah surat penerimaan yang diberikan oleh universitas setelah kamu memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan. Dengan mendapatkan LoA ini berarti kamu sudah resmi diterima tanpa adanya syarat atau ketentuan lebih lanjut.

Kamu hanya perlu mengikuti instruksi selanjutnya dari universitas, seperti mengonfirmasi akomodasi (tempat tinggal), membayar biaya kuliah atau pendaftaran, dan mengurus dokumen lain yang diperlukan untuk kedatangan.

BACA JUGA: Cara Mendapatkan LoA Unconditional, Apakah Sulit?

Deferral Letter of Acceptance (LoA Penundaan)

Deferral Letter of Acceptance adalah surat yang memungkinkan kamu untuk menunda penerimaan kamu ke universitas untuk periode waktu tertentu. Universitas memberikan izin untuk memulai studi di tahun akademik berikutnya, misalnya jika kamu tidak dapat memulai kuliah pada tahun yang telah diterima karena alasan pribadi atau administratif.

Penundaan tersebut bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti alasan kesehatan, masalah keluarga, atau keputusan untuk mempersiapkan lebih lanjut sebelum memulai studi.

Letter of Acceptance for Transfer Students

Letter of Acceptance for Transfer Students adalah surat yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah menjalani studi di universitas lain dan ingin melanjutkan studi di universitas yang baru. LoA jenis ini diberikan setelah universitas baru menerima aplikasimu dan memutuskan untuk menerima kredit transfer dari universitas asal.

BACA JUGA: 15 Persiapan Kuliah di Luar Negeri, Dari Awal Sampai Berangkat!

Conditional Acceptance for Scholarship Recipients

Jenis LoA ini menyatakan bahwa kamu diterima di universitas, tetapi penerimaan kamu bergantung pada penerimaan beasiswa yang kamu ajukan.

Conditional Acceptance for Scholarship Recipients dikeluarkan jika kamu telah memenuhi persyaratan akademik dan penerimaan di universitas, namun keputusan akhir masih bergantung pada apakah kamu akan diterima untuk mendapatkan beasiswa. Biasanya, universitas akan mengonfirmasi hasil penerimaan beasiswa dalam waktu tertentu.

Offer Letter

Meskipun bukan LoA dalam arti penuh, Offer Letter sering kali menjadi langkah awal sebelum menerima LoA. Surat ini menyatakan bahwa kamu telah diterima secara bersyarat dan memberi rincian tentang program, biaya kuliah, dan langkah-langkah selanjutnya yang harus diambil untuk mengonfirmasi penerimaanmu.

Offer letter biasanya diberikan lebih awal dalam proses penerimaan, sebelum Letter of Acceptance dikeluarkan.

BACA JUGA: 14 Alasan Mengapa Kuliah di Luar Negeri Pilihan Terbaik

Cara Mendapatkan LoA Universitas Luar Negeri

Mendapatkan Letter of Acceptance (LoA) dari universitas luar negeri adalah langkah penting dalam perjalanan pendidikanmu. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu kamu lakukan.

Pilih Universitas dan Program Studi

Langkah pertama adalah memilih universitas dan program studi yang sesuai dengan minat dan tujuan kariermu. Lakukan riset tentang berbagai universitas di luar negeri baik dari browsing di google maupun sosial media.

Salah satu hal yang harus kamu perhatikan yaitu ranking, kurikulum, dan fasilitas yang ditawarkan. Setelah itu pastikan program yang kamu pilih sesuai dengan kualifikasi dan minatmu.

Persiapkan Dokumen yang Diperlukan

Setelah menentukan pilihan, langkah berikutnya adalah mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Setiap universitas mungkin memiliki persyaratan yang sedikit berbeda, jadi pastikan untuk memeriksa situs web resmi mereka.

BACA JUGA: Apa Itu Letter of Recommendation? Bedah Pengertian dan Strukturnya!

Ajukan Permohonan Secara Online

Setelah semua dokumen siap, kamu bisa mulai mengajukan permohonan secara online. Banyak universitas sekarang memiliki portal aplikasi yang memungkinkan kamu mengisi formulir secara digital. Pastikan untuk mengisi semua data dengan benar dan lengkap. Jika ada bagian yang tidak jelas, jangan ragu untuk menghubungi pihak universitas untuk meminta klarifikasi.

Kamu bisa minta bantuan SUN Education untuk mempermudah langkah ini.

Bayar Biaya Pendaftaran

Setelah mengisi formulir, biasanya ada biaya pendaftaran yang perlu kamu bayar. Biaya ini bervariasi tergantung universitas, jadi pastikan kamu mengetahui jumlahnya. Simpan bukti pembayaran ini, karena biasanya akan diminta sebagai bagian dari proses aplikasi.

Tunggu Hasil Seleksi

Setelah mengajukan permohonan, langkah berikutnya adalah menunggu hasil seleksi. Proses ini bisa memakan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan, tergantung pada universitas. Selama menunggu kamu bisa mempersiapkan diri dengan mempelajari lebih lanjut tentang universitas dan kehidupan di negara tujuanmu.

Terima Letter of Acceptance

Jika permohonanmu diterima, kamu akan mendapatkan Letter of Acceptance. Surat ini biasanya akan dikirimkan melalui email atau pos. Bacalah dengan seksama semua informasi yang terdapat dalam LoA, termasuk langkah-langkah selanjutnya yang perlu kamu lakukan. Ini termasuk rincian tentang pendaftaran, biaya kuliah, dan informasi terkait visa pelajar.

Lengkapi Proses Pendaftaran

Setelah menerima LoA, langkah terakhir adalah melengkapi proses pendaftaran. Biasanya, kamu perlu mengisi formulir pendaftaran dan membayar biaya kuliah. Pastikan semua dokumen yang diperlukan sudah siap, agar proses berjalan lancar.

Contoh Letter Of Acceptance

Setelah sudah membahas mengenai definisinya, penting juga kamu tahu bahwa dokumen ini memiliki bentuk dan contoh LoA atau strukturnya. Salah satu cirinya adalah hampir setiap LoA universitas pasti diawali dengan ucapan selamat.

Kemudian, Letter of Acceptance universitas akan memberikan pernyataan dengan kata-kata yang definitif yang menyatakan bahwa universitas telah menerimamu di kelas mereka yang akan datang.

Selain berisi konfirmasi penerimaan, contoh LoA turut mencakup langkah selanjutnya yang harus kamu ikuti. Langkah ini mencakup kredensial masuk yang berguna bagimu untuk mengakses profil online, tetapi surat-surat ini kemungkinan besar akan mengomunikasikan detail dan tenggat waktu seputar biaya kuliah yang harus kamu bayar saat mendekati tanggal mulai kuliahmu.

Isi Letter of Acceptance

• Informasi Universitas (Kop Surat)
• Konfirmasi penerimaan
• Rincian Program
• Tanggal mulai kursus dan lokasi kampus
• Pembayaran biaya masuk atau layanan
• Informasi beasiswa atau potongan pembayaran
• Langkah Selanjutnya
• Saran tempat tinggal mahasiswa

Lama Waktu Mendapatkan Letter Of Acceptance

Letter Of Acceptance biasanya akan di kirim dari empat hingga delapan minggu untuk S1 dan 2-3 Bulan untuk program S2. Waktu tunggu ini dihitung setelah kamu apply universitas impianmu.

Jika universitas tempat kamu mendaftar menerapkan wawancara atau tes tambahan, waktu yang diperlukan untuk menerima LoA bisa lebih lama. Tanggal ketika perguruan tinggi mengirim LoA tergantung pada lokasi mereka dan struktur tahunan kurikulum mereka. 

Misalnya kamu akan apply ke Monash University untuk intake februari. Maka waktu paling tepat untuk kamu mengajukan aplikasi yaitu pada bulan November.  Maka kamu akan menerima LoA antara Desember hingga Februari.

Cara Merespon Letter Of Acceptance

Setelah memastikan kamu bisa memenuhi persyaratan penerimaan, merespon LoA dengan bahasa yang sopan dan berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Berikan tanggapan positif mengenai penerimaan kamu sebagai mahasiswa di universitas tersebut.

Jika ada informasi yang belum jelas, jangan ragu untuk bertanya. Misalnya, kamu bisa menanyakan tentang langkah-langkah selanjutnya, tenggat waktu pendaftaran, atau informasi mengenai orientasi mahasiswa baru.

Tutup surat atau email dengan kalimat positif, seperti “Saya sangat menantikan untuk memulai perjalanan akademis saya di [nama universitas].”

Dapat LoA Lebih Mudah Dengan Bantuan SUN Education

Udah ikutin step-step dan cara mendapatkan letter of acceptance tapi masih merasa bingung terkait gimana cara menyiapkan ini sendiri? You’re not alone! Tinggal minta bantuan SUN Education, semua tahapan akan diurus oleh kami. Pasti LoA universitas impianmu udah menunggu! 

Untuk informasi mengenai studi di luar negeri dan juga berbagai jurusan, kamu bisa temukan informasi aktualnya di sini. SUN Education bekerja sama dengan berbagai institusi top dunia di luar negeri seperti Amerika, Kanada, Australia, Selandia Baru, Inggris, Eropa, Jerman, dan juga Asia. Jika membutuhkan informasi terkini, follow media sosial SUN Education di Instagram, TikTok dan YouTube. Kamu juga bisa melakukan konsultasi GRATIS melalui Hotline di 0821 33 34 35 36 atau datang langsung ke kantor SUN Education yang terdekat di kotamu.

Download SUN Education Mobile App atau baca SUN E-Guidebook untuk akses informasi lebih mudah dan GRATIS!

Sumber foto: Unsplash